Bericht van het Belgische Nationale Archief: De digitalisering en ontsluiting van de burgerlijke stand: een langverwacht Koninklijk Besluit. En nu?
Vrijwel iedere Nederlander heeft Belgische familie-relaties, wellicht is het daarom nuttig hiervan kennis te nemen.
De versoepeling van de raadpleegbaarheid van de registers van de burgerlijke stand (wet van 21 december 2018) is een goede zaak voor het genealogisch onderzoek. De termijn van 100 jaar werd teruggebracht naar 75 jaar voor huwelijksakten en 50 jaar voor overlijdensakten. De voorbije maanden was er nogal wat commotie over het uitblijven van een uitvoeringsbesluit in verband met (1) de afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand en (2) de raadpleging voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden. Nu dit langverwachte Koninklijk Besluit gepubliceerd is (B.S. 31/3/2021), blikken we vooruit op de implicaties ervan in de praktijk. Miljoenen akten van de burgerlijke stand uit de periode 1920-1970 online raadpleegbaar maken, zal tijd vragen.
Registers in twee exemplaren
Voor een goed begrip moet aangestipt worden dat de registers van de burgerlijke stand in twee exemplaren worden opgemaakt: één voor de gemeente en één voor de rechtbank van eerste aanleg (als veiligheidskopie). Het is dat tweede exemplaar dat op termijn wordt overgedragen aan het Rijksarchief, dat het digitaal (in het verleden op microfilm) ter beschikking stelt. Na de invoering van de digitale burgerlijke stand in april 2019 is besloten tot een versnelde overdracht van die dubbels uit de rechtbanken van eerste aanleg naar het Rijksarchief. De uitvoering van die beslissing is echter een werk van lange adem. Het gaat om niet minder dan 15 strekkende kilometer archief dat verpakt en verhuisd (en in een aantal gevallen ook nog ontsmet) moet worden.
Enkele rechtbanken hebben de voorbije maanden al registers overgedragen voor de periode 1919-1969, maar dit betekent slechts een bescheiden aanzet van deze omvangrijke verhuisoperatie. Het scannen moet dan nog beginnen. De opstart van drie nieuwe scanateliers (in Beveren, Leuven en Bergen), in samenwerking met de Genealogical Society of Utah en specifiek voor de burgerlijke stand, heeft ten gevolge van de COVID-19-crisis bijna een jaar vertraging opgelopen.
Raadpleging
Wat is er in de praktijk mogelijk nu het uitvoeringsbesluit gepubliceerd is? In november 2020 communiceerde het Rijksarchief na overleg met de FOD Justitie reeds dat – in afwachting van het bewuste Koninklijk Besluit – de huwelijksakten van 75 jaar oud en de overlijdensakten van 50 jaar oud voorlopig enkel bij de gemeenten kunnen geraadpleegd worden, onder dezelfde voorwaarden die tot nu toe golden voor de akten ouder dan 100 jaar. Bij het Rijksarchief is raadpleging vooralsnog niet mogelijk omwille van de aangehaalde redenen. De digitalisering zal overigens ook in de toekomst afhankelijk blijven van de aanlevering door de rechtbanken van eerste aanleg. Sommige arrondissementen zullen met andere woorden sneller aan bod komen dan andere.
Ondertussen bekijken het Rijksarchief en de vereniging van de ambtenaren van de burgerlijke stand waar de grootste noden liggen en hoe zij op een efficiënte manier naar elkaar kunnen doorverwijzen. Een aantal gemeenten biedt de gedigitaliseerde burgerlijke stand immers al online aan. Het heeft niet veel zin om dat werk nog eens over te doen. In elk geval zal de digitalisering tijd vragen. Wij rekenen dan ook op begrip.
Helpende handen
Het voorbije jaar hebben we overigens niet stil gezeten. Er is veel tijd besteed aan de uitbouw van een volledig vernieuwde genealogische zoekomgeving met een betere viewer, de mogelijkheid tot downloaden en een nieuwe infrastructuur, waarin de parochieregisters en de registers van de burgerlijke stand veel beter gecontextualiseerd worden. We hopen deze nieuwe zoekpagina’s in de loop van mei of juni te kunnen lanceren. Wie dat wil, kan de nieuwe genealogische website nu al testen in onze leeszalen (nog niet online). Suggesties tot verbetering worden in dank aanvaard! Bezorg ze ons via diva@arch.be. We houden je in elk geval op de hoogte van de lancering van de nieuwe genealogische zoekomgeving.
In een notendop
Raadpleging van geboorte-/ huwelijks-/overlijdensakten van 100/75/50 jaar en ouder:
o Via de website van het Rijksarchief
o Via de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte is opgemaakt
Raadpleging van geboorte-/ huwelijks-/overlijdensakten jonger dan 100/ 75/50 jaar:
o Aanvraag in te dienen bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte is opgemaakt
Zie: de-digitalisering-en-ontsluiting-van-de-burgerlijke-stand-een-langverwacht-koninklijk-besluit.-en-nu
Zie ook het nieuwsbericht: zoeken in Belgische archieven