Documenten die op papier worden afgedrukt, gaan 25 tot 100 jaar mee, soms meer, afhankelijk van het type papier dat wordt gebruikt, de inkt die wordt gebruikt, de binding, opslagomstandigheden enzovoort. Inkt vervaagt, toner vervaagt nog sneller en het spul dat echte inkt vervangt in inkjetprinters vervaagt het snelst van allemaal. Papier wordt donkerder. Hoewel archiefkwaliteitspapier een eeuw of langer meegaat, zal het veel meer voorkomende op zuur gebaseerde papier na ongeveer 10 jaar beginnen te verslechteren. Blootstelling aan licht, vochtigheid en variabele temperaturen versnelt verdere degradatie van de gedrukte woorden en afbeeldingen.
Alles wat men vandaag op papier zet, zal niet meer leesbaar zijn voor de achterkleinkinderen. Alles wat op microfilm wordt gepubliceerd, gaat 200 of 300 jaar mee, als het wordt bewaard in optimale klimaatgestuurde omstandigheden en als de microfilm nooit wordt gebruikt. (Microfilm is fragiel en krast gemakkelijk bij gebruik). Bij frequent gebruik zullen de krassen de microfilm
uiteindelijk onleesbaar maken. Het opslaan van papier of microfilm voor archiveringsdoeleinden gaat er ook van uit dat de opslaglocatie behouden blijft. Dat wil gezegd, er zal nooit een brand, overstroming, orkaan, aardbeving, tornado, gesprongen waterleiding, een instorting van het dak of zelfs menselijke fouten zijn. Dat is natuurlijk onmogelijk te garanderen.
In de afgelopen jaren heb ik verslag gedaan van het verlies van papieren documenten in grote archieven over de hele wereld als gevolg van aardbevingen, branden, overstromingen en soortgelijke rampen. Onlangs was dit het archief van Zuid-Afrika waar uniek materiaal verloren is gegaan. Idealiter moet men van alle papieren documenten en microfilms meerdere kopieën laten maken en opslaan op verschillende locaties om ze te beschermen tegen lokale rampen. Dat is echter meestal te moeilijk en te duur om praktisch te zijn. Hoe goed de opslagomstandigheden ook zijn, papier en microfilm hebben een levensverwachting gemeten in seconden wanneer een brand, overstroming, orkaan, aardbeving of tornado het gebouw raakt. Zelfs een eenvoudige gesprongen waterpijp kan miljoenen papieren records vernietigen. Dat is in het verleden vele malen gebeurd zoals in Keulen. Dit zal ongetwijfeld weer gebeuren.
Gelukkig gaan digitale bestanden eeuwig mee en zullen ze niet verslechteren als de juiste voorzorgsmaatregelen worden genomen. Maak eenvoudig meerdere kopieën van elk bestand en bewaar die kopieën op VERSCHILLENDE, sterk gescheiden locaties. Gelukkig kost dat niet veel met digitale bestanden en kost het slechts een paar minuten van je tijd.
Natuurlijk, om voor altijd mee te gaan, moeten de bestanden ook om de paar jaar naar nieuwe media worden gekopieerd en moet het bestandsformaat worden bijgewerkt (geconverteerd) naar nieuwe formaten, indien nodig. Als kopieën bijvoorbeeld op cd-rom-schijven worden opgeslagen, moeten deze kopieën opnieuw worden gekopieerd naar nieuwere opslagvormen naarmate de
technologie verandert. Als afbeeldingen in JPG-indeling worden opgeslagen, moeten ze naar nieuwe formaten worden geconverteerd naarmate nieuwere formaten beschikbaar komen. Gegevens die correct worden “onderhouden” in de nieuwste formaten op de nieuwste opslagapparaten blijven voor altijd zichtbaar.
We hebben een goed voorbeeld aan de ervaring van de conversie van gegevensformaten. Toen men voor het eerst begon met het informatiseren werd de informatie geregistreerd op 80-koloms ponskaarten. Echter, niet veel mensen hebben punch card lezers op hun computers thuis dezer dagen en toch hebben we nog steeds toegang tot die records vandaag. Hoe is dit mogelijk? Eenvoudig. Na ongeveer vijf of tien jaar werden de platen gekopieerd van ponskaarten met 80 kolommen naar 3/4- inch magneetband. Een paar jaar later, voordat 3/4-inch magneetband volledig verouderd raakte, werden de platen gekopieerd naar de modernere opslag op 1/2-inch magneetband. Een paar jaar later, voordat 1/2-inch magneetband volledig verouderd raakte, werden de records gekopieerd naar de modernere opslag van schijfstations. Nog later werden die 1/2-inch magneetbanden en schijfstations keer op keer gekopieerd naar modernere media.
Er werden niet alleen enkele kopieën gemaakt, maar er werden ook meerdere kopieën gemaakt en opgeslagen op verschillende locaties. In tegenstelling tot papier, zal een enkele ramp niet alle kopieën van de geautomatiseerde records vernietigen. Voor weinig kosten kunnen van digitale bestanden twee, drie, vijf of zelfs tien kopieën gemaakt worden en elke kopie kan op een andere locatie worden opgeslagen, zelfs in het buitenland. Gelukkig doen alle goed beheerde datacenters dit al jaren. Het maken van frequente kopieën is iets dat gemakkelijk te doen is met digitale bestanden, maar veel moeilijker met papier of microfilm.
Zowel papier als microfilm kunnen worden gekopieerd, maar elke nieuwe papier- of microfilmkopie lijdt aan een beetje degradatie. Dat wil wil zeggen dat de kopie nooit zo goed is als het origineel. Als u een kopie van een kopie van een kopie hebt, zal het verlies aanzienlijk zijn. Om dit te zien, schrijf of print je iets op papier. Iets. Maak er vervolgens een fotokopie van met behulp van een standaard fotokopiemachine. Maak dan een kopie van de fotokopie. Maak dan nog een fotokopie van de nieuwste fotokopie. Doe dit ongeveer tien of meer keer, telkens een nieuwe fotokopie van de nieuwste fotokopie.
Digitale bestanden hebben minder last van degradatie. Elk bit en elke byte is hetzelfde voor een computer, ongeacht hoe vaak het wordt gekopieerd; de kwaliteit van een kopie van een digitale afbeelding zal dus net zo goed zijn als het origineel. Als men kopieën van de kopieën maakt, zijn ze ook precies zo duidelijk en leesbaar als het origineel. Doorloop een vergelijkbare oefening met digitale afbeeldingen, kopieer de kopie, kopieer het resultaat opnieuw, enzovoort tot en met tien “generaties”. In tegenstelling tot het kopiëren van papier en microfilm, zal het resultaat van het kopiëren van tien generaties van een digitale afbeelding een nieuw beeld zijn dat precies hetzelfde is als het origineel. Er zal geen verlies of degradatie zijn. Om zeker te zijn, het plaatsen van een digitale afbeelding op de plank en het daar achterlaten, onbeheerd, betekent dat het binnen een paar jaar verouderd zal zijn. Gelukkig doet geen enkel goed beheerd datacenter dat ooit. Met behulp van de juiste dataonderhoudstechnieken die in de loop der jaren zijn bewezen, kunnen digitale gegevens eeuwig meegaan.
Hoewel dit gebruikelijk is in datacenters, is het niet zo gebruikelijk thuis. Maak regelmatig kopieën. Zorg ervoor dat u meerdere back-ups hebt, opgeslagen op verschillende locaties. Sla een kopie op uw computer op, sla een andere kopie op een externe harde schijf op, sla een andere kopie op een flashstation op, sla een andere kopie op in de cloud op een internetback-upservice, geef een kopie aan uw familieleden, enzovoort. Men kan nooit te veel kopieën maken. Zorg ervoor dat deze op een aantal plaatsen op vele kilometers van elkaar opslagen worden.
Men moet ook elk bestand converteren naar modernere formaten, indien nodig. Als men bijvoorbeeld dertig jaar geleden tekstverwerkingsbestanden heeft gemaakt met WordStar (een populaire tekstverwerker van die tijd), moeten die bestanden worden bijgewerkt naar het formaat van een moderner programma. Het meest voorkomende tekstverwerkerformaat van vandaag is het DOC-bestand, oorspronkelijk gebruikt met Microsoft Word en nu ook gebruikt door bijna elke tekstverwerker op de markt. Gelukkig is het vandaag de dag nog steeds gemakkelijk om WordStarbestanden naar DOC-formaat te converteren met behulp van een aantal verschillende programma’s, maar dat zal niet voor altijd zo zijn. De bestanden moeten worden geconverteerd terwijl de conversiesoftware nog steeds beschikbaar is. DOC-bestanden raken verouderd en het nieuwere formaat is DOCX. Converteer steeds persoonlijke DOC-bestanden naar het nieuwe DOCX-formaat? Dat is nog steeds gemakkelijk te doen met de meeste tekstverwerkers van vandaag.
Hetzelfde geldt voor al die foto’s die als digitale bestanden zijn opgeslagen. JPG en TIFF zijn tegenwoordig de meest populaire formaten, maar die zullen ooit veranderen. Als het zover is, converteer dan de bestanden naar wat JPG en TIFF vervangt. Er zijn een aantal programma’s beschikbaar die grote aantallen afbeeldingsbestanden naar een ander formaat converteren, en sommige zijn gratis beschikbaar. Met dergelijke programma’s zijn batchconversies van een paar honderd of zelfs een paar duizend digitale bestanden meestal gemakkelijk binnen enkele minuten te maken.
Met zeer weinig moeite en planning kan men eenvoudig de best practices van de meeste moderne datacenters nabootsen. Het bewaren van digitale gegevens is veel eenvoudiger dan veel mensen denken – en het is zeker gemakkelijker, goedkoper en effectiever dan het bewaren van papier of microfilm. In veel gevallen worden deze laatste grote papierbergen door de erfgenamen vaak bij het oud vuil gezet.