Het Nationaal Archief heeft nieuw PID-beleid ontwikkeld. Persistent Identifiers, PIDs, zorgen dat informatieobjecten online terug te vinden zijn. Aanleiding voor het nieuwe beleid waren dode links en technische problemen waardoor bij sommige collecties geen nieuwe PIDs meer werden aangemaakt. Het nieuwe PID-beleid wordt onderdeel van de nieuwe I-strategie van het Nationaal Archief. Het PID-beleid is online beschikbaar en kan een handvat zijn voor organisaties die zelf aan de slag willen met PIDs.
Waarom zijn PIDs zo belangrijk?
PIDs (ook wel duurzame identifiers) zijn een belangrijke stap in het toegankelijk maken en houden van digitale collecties. Een PID is een uniek identificatienummer dat op een vaste plek is geregistreerd. Dus ook als de URL of de bestandsnaam verandert, blijft de informatie via de PID bereikbaar. Een informatieobject is dus altijd online terug te vinden. Zo blijft een bronvermelding correct als je verwijst naar een informatieobject of naar gegevens in een onderzoek. Maar ook als de objecten door andere systemen worden geïntegreerd, zorgt de PID ervoor dat de link blijft werken. Hiermee voorkom je linkrot (loze links) en blijft dit erfgoed altijd zichtbaar en bruikbaar voor de eindgebruiker. Goed PID-beleid en natuurlijk een goede uitvoering daarvan, zijn dan ook essentieel.
Gesprekken met eindgebruikers
Om dat te borgen, stelde het Nationaal Archief een projectgroep samen die het PID-beleid aan moest scherpen. We hebben workshops gehouden met medewerkers van alle relevante afdelingen van het Nationaal Archief. En met externen, zoals de Koninklijke Bibliotheek, het Internationaal Instituut Sociale Geschiedenis en Huygens ING, om inzicht te krijgen in het gebruik en de toepassing van PIDs binnen de erfgoedsector. Het gemaakte PID-beleid bepaalt welke digitale objecten een PID moeten krijgen, hoe en wanneer een PID gemaakt wordt. En wat er gebeurt met de PID als data gewijzigd of verwijderd wordt. In de nieuwe situatie leggen we een PID pas vast bij publicatie van het digitale object. Zo zorgen we dat er geen PID meer verwijderd wordt, bijvoorbeeld in het geval van een foutieve scan.
Ons PID-beleid raadplegen?
Het PID-beleid van het Nationaal Archief is te vinden op onze website. Voordat u met PIDs aan de slag gaat, kunt u ook de PID-wijzer bekijken op www.pidwijzer.nl. Dit is het kennisportaal over persistent identifiers in de erfgoedsector. Het gebruik van PIDs is een van de richtlijnen vanuit het Netwerk digitaal Erfgoed (NDE) en de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur.